Un accord-cadre à bons de commande ne fonctionne pas comme un marché classique. L’entreprise retenue ne reçoit pas une commande ferme pour un volume connu. Elle signe plutôt un contrat qui lui permet de recevoir des commandes pendant plusieurs années, sans toujours savoir combien. Pour une PME, cette différence change la façon de chiffrer, de s’organiser et d’anticiper sa trésorerie.
La réponse courte : un accord-cadre sélectionne une ou plusieurs entreprises pour une durée donnée, en général quatre ans au maximum. Ensuite, l’acheteur passe ses commandes au fil de ses besoins, soit par bons de commande, soit par marchés subséquents. Le contrat fixe toujours un montant ou une quantité maximum. En revanche, il ne garantit un volume de commandes que s’il prévoit un minimum.
Cet article explique d’abord ce qu’est un accord-cadre et ses deux modes d’exécution. Il détaille ensuite ce que le contrat vous garantit, et ce qu’il ne vous garantit pas. Enfin, il donne des conseils concrets pour répondre et exécuter ce type de contrat.
Qu’est-ce qu’un accord-cadre ?
Un accord-cadre est un contrat qui permet à l’acheteur de présélectionner une ou plusieurs entreprises. Il leur passera ensuite des commandes sur une période donnée (article L.2125-1 du Code de la commande publique).
Ce n’est donc pas un simple référencement. En effet, l’accord-cadre crée de vraies obligations pour les deux parties. L’acheteur doit respecter les règles qu’il a fixées. De son côté, le titulaire doit exécuter les commandes reçues, dans la limite du maximum prévu.
Les acheteurs utilisent souvent ce contrat pour des besoins répétitifs, dont ils ne connaissent pas le volume exact à l’avance. Par exemple, l’entretien d’espaces verts, des travaux de peinture dans un parc de logements, des fournitures de bureau ou des prestations d’interprétariat.
L’accord-cadre n’est pas une procédure, mais un type de contrat. L’acheteur peut donc le passer en procédure adaptée ou en appel d’offres, comme nous l’expliquons dans Différents types d’appels d’offres : comment s’y retrouver ?.
Accord-cadre à bons de commande ou à marchés subséquents ?
L’accord-cadre s’exécute de deux façons, selon que le contrat fixe déjà toutes les conditions ou non (articles R.2162-2 à R.2162-14).
L’accord-cadre à bons de commande
Ici, le contrat fixe dès le départ toutes les conditions : prestations, prix unitaires, délais, modalités d’exécution. Ensuite, l’acheteur émet des bons de commande au fur et à mesure de ses besoins. Chaque bon précise les prestations et les quantités voulues.
Le bon de commande est une décision écrite de l’acheteur. En revanche, il ne peut pas modifier le contenu de l’accord-cadre. Par exemple, il ne peut pas fixer un nouveau prix. C’est pourquoi les prix doivent être déterminés, ou du moins déterminables, dès la signature.
Ce mode convient surtout aux achats répétitifs de prestations standardisées.
L’accord-cadre à marchés subséquents
Dans ce cas, le contrat ne fixe pas toutes les conditions. L’acheteur les précise plus tard, au moment de conclure chaque marché subséquent. S’il y a plusieurs titulaires, il les remet alors en concurrence, par écrit, selon les critères prévus dans l’accord-cadre.
Ce mode convient aux besoins dont les contours ne sont pas entièrement connus à l’avance. Pour le titulaire, il demande donc de répondre plusieurs fois pendant la durée du contrat.
Enfin, un même accord-cadre peut combiner les deux modes, à condition de bien distinguer les prestations qui relèvent de chacun.
Un seul titulaire ou plusieurs ?
L’acheteur choisit librement d’attribuer l’accord-cadre à une seule entreprise ou à plusieurs. Il doit toutefois indiquer ce choix dans les documents de la consultation.
Avec un seul titulaire, toutes les commandes vont à la même entreprise. Pour un accord-cadre à marchés subséquents, l’acheteur consulte quand même le titulaire à chaque besoin. Ce dernier n’obtient d’ailleurs pas automatiquement le marché : l’acheteur analyse son offre.
Avec plusieurs titulaires, la répartition dépend du mode d’exécution :
- pour les bons de commande, l’accord-cadre fixe à l’avance une règle de répartition automatique, sans nouvelle mise en concurrence. Par exemple, une commande « en cascade » va d’abord au titulaire classé premier, puis au suivant s’il ne peut pas l’exécuter. Une répartition « à tour de rôle » est aussi possible ;
- pour les marchés subséquents, l’acheteur remet en concurrence tous les titulaires à chaque nouveau besoin.
Être retenu dans un accord-cadre à plusieurs titulaires ne garantit donc pas de recevoir des commandes. C’est une première sélection, pas encore un chiffre d’affaires.
Durée, minimum et maximum : ce que le contrat vous garantit
La durée
Pour les acheteurs publics classiques, un accord-cadre dure au maximum quatre ans, reconductions comprises (article L.2125-1). Une durée plus longue reste possible, mais seulement dans des cas exceptionnels et justifiés. Pour les entités adjudicatrices, comme certains opérateurs de réseaux, la limite est de huit ans.
En pratique, on rencontre souvent une première période d’un an, reconductible trois fois. Ainsi, l’acheteur peut arrêter le contrat à chaque échéance.
Par ailleurs, l’acheteur doit émettre ses bons de commande pendant la durée de l’accord-cadre. Leur exécution peut toutefois se poursuivre un peu après son terme, dans un délai raisonnable (article R.2162-5).
Le maximum, désormais obligatoire
Depuis 2021, tout accord-cadre doit fixer un montant ou une quantité maximum (article R.2162-4). Cette règle fait suite à une décision de la Cour de justice de l’Union européenne.
Le maximum a deux conséquences importantes. D’une part, il fixe la limite de vos obligations : vous n’êtes tenu d’exécuter les commandes que dans cette limite. D’autre part, une fois le maximum atteint, l’accord-cadre cesse de produire ses effets, même avant la fin de sa durée. L’acheteur ne peut alors plus passer de nouvelles commandes.
Attention à ne pas confondre ce maximum avec le montant estimatif, que les documents de la consultation indiquent souvent aussi. Ce dernier n’est qu’une prévision et ne vous engage pas.
Le minimum, seule vraie garantie de volume
Le minimum reste facultatif. Pourtant, c’est la seule clause qui garantit un volume de commandes au titulaire.
Avec un seul titulaire, l’acheteur doit commander au moins ce minimum. Sinon, il doit indemniser le titulaire. L’indemnité ne correspond pas au montant manquant, mais au bénéfice net que l’entreprise aurait réalisé sur ces commandes.
Avec plusieurs titulaires, en revanche, cette indemnisation est beaucoup plus difficile à obtenir. Enfin, sans minimum, l’acheteur n’a aucune obligation de commander. Vous pouvez donc remporter un accord-cadre et recevoir très peu de commandes.
L’exclusivité n’est pas automatique
Aucun texte ne réserve automatiquement aux titulaires les achats couverts par l’accord-cadre. C’est pourquoi la Direction des affaires juridiques recommande aux acheteurs de préciser ce point par une clause. Lisez donc le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) pour savoir si l’acheteur s’engage à passer par vous.
Ce que l’accord-cadre à bons de commande change pour votre réponse
Répondre à un accord-cadre ne se prépare pas comme un marché ponctuel. Voici les points sur lesquels nous voyons le plus souvent les entreprises hésiter.
- Chiffrez chaque prix unitaire comme si l’acheteur ne commandait que cette ligne. En effet, l’acheteur peut commander une petite quantité d’une prestation sans prendre le reste. Un prix trop bas sur une ligne, compensé par une autre, devient alors un risque.
- Comprenez le rôle du DQE. Le détail quantitatif estimatif sert à comparer les offres sur des quantités fictives. Il ne vous garantit pas ces volumes. Nous détaillons ce point dans Détail quantitatif estimatif (DQE) : différences avec le BPU.
- Lisez les clauses de révision des prix. Sur quatre ans, vos coûts vont évoluer. Le CCAP précise si l’acheteur révisera vos prix, et selon quelle formule.
- Vérifiez les délais d’intervention. Certains accords-cadres imposent d’exécuter un bon de commande sous quelques jours. Votre organisation doit pouvoir suivre.
- Dimensionnez vos moyens sur le maximum, pas sur l’estimation. Si l’acheteur commande beaucoup, vous devez pouvoir exécuter.
- Regardez le minimum et le nombre de titulaires. Sans minimum et avec cinq titulaires, le contrat vaut surtout comme une porte d’entrée.
Exécution des bons de commande de l’accord-cadre : ce qui change
Une fois titulaire, d’autres réflexes comptent.
D’abord, suivez le cumul des commandes reçues par rapport au maximum. Si le maximum approche, l’acheteur devra relancer une consultation. Mieux vaut donc l’anticiper que le découvrir.
Ensuite, respectez scrupuleusement les délais de chaque bon de commande. En effet, les pénalités de retard s’appliquent commande par commande. De plus, la qualité de votre exécution compte pour le renouvellement du contrat et pour vos futures références.
Enfin, surveillez votre trésorerie. Les commandes arrivent de façon irrégulière, et le paiement suit chaque commande exécutée. Un accord-cadre peut donc générer des mois chargés suivis de périodes creuses.
Si vous faites appel à un sous-traitant, déclarez-le aussi pour l’accord-cadre, avant toute intervention. Nous expliquons la procédure dans Sous-traitance en marché public : DC4, paiement direct et points de vigilance.
Les erreurs à éviter sur un accord-cadre à bons de commande
- Croire qu’un accord-cadre garantit un chiffre d’affaires. Sans minimum, il ne garantit rien.
- Confondre le montant estimatif et le maximum. Seul le maximum a une valeur contractuelle.
- Sous-chiffrer certaines lignes du bordereau en comptant sur d’autres pour compenser.
- Négliger la durée. Un prix tenable la première année peut devenir intenable la quatrième, sans clause de révision adaptée.
- Ne pas suivre ses commandes. Un maximum atteint met fin au contrat plus tôt que prévu.
Conclusion
L’accord-cadre à bons de commande offre une vraie opportunité aux PME : un client public sur plusieurs années, avec des commandes régulières. Toutefois, il ne garantit un volume que s’il prévoit un minimum, et il engage l’entreprise sur des prix pendant toute sa durée. La clé consiste donc à lire attentivement le CCAP, à chiffrer chaque ligne avec prudence et à dimensionner son organisation sur le maximum.
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