Une pièce oubliée, une coquille dans le prix ou la transmission d’un mauvais document… Il arrive de repérer un problème seulement après avoir envoyé son dossier. Que faire face à une erreur après le dépôt de mon offre ? Les possibilités de correction dépendent principalement d’un élément : la date limite de remise des offres est-elle passée ou non ? Voici comment réagir selon la situation.
J’ai repéré une erreur après le dépôt de mon offre alors que la date limite n’est pas encore passée
Puis-je modifier une offre déjà déposée ?
S’apercevoir d’une coquille juste après avoir déposé son offre n’est pas forcément problématique. Tant que la date limite de remise des offres (DLRO) n’est pas dépassée, l’entreprise peut encore corriger son dossier de candidature. Elle peut ainsi transmettre une nouvelle offre avant l’expiration de cette DLRO.
En pratique, il ne s’agit pas de modifier directement les fichiers déjà transmis. Le candidat doit effectuer un nouveau dépôt sur la plateforme de l’acheteur, comprenant la version corrigée de son offre. C’est alors la dernière offre reçue dans les délais qui est prise en compte par le pouvoir adjudicateur.
Les précautions à prendre lors du nouveau dépôt
Lorsqu’une erreur nécessite un nouveau dépôt, il est préférable de transmettre à nouveau l’ensemble des pièces de l’offre, et pas uniquement le document corrigé ou manquant. Par exemple, si l’entreprise s’aperçoit qu’elle a oublié de joindre son mémoire technique, mieux vaut redéposer un dossier complet comprenant le mémoire, mais aussi tous les autres documents déjà transmis.
En effet, il ne faut pas partir du principe que l’acheteur regroupera automatiquement les fichiers issus de plusieurs dépôts successifs. Il pourrait ne prendre en compte que le dernier envoi et considérer alors que certaines pièces sont absentes.
Avant d’effectuer ce nouveau dépôt, le candidat doit donc vérifier que le dossier contient bien toutes les pièces demandées dans le règlement de la consultation. Il vaut également mieux ne pas attendre les dernières minutes avant l’heure limite afin de pouvoir réagir en cas de problème technique.
Je découvre mon erreur après la date limite : que puis-je faire ?
Puis-je contacter l’acheteur pour lui signaler mon erreur ?
Si la date de remise des offres est dépassée lorsque le candidat découvre sa méprise, la situation est différente. Son offre est désormais figée : il ne peut plus transmettre de sa propre initiative un document corrigé ou une nouvelle version de son dossier.
Contacter l’acheteur pour lui signaler l’erreur ne permet pas de contourner cette règle. Ce dernier est tenu de respecter l’égalité de traitement entre les candidats et ne peut pas permettre à l’un d’entre eux de modifier son offre après la date limite. L’envoi spontané d’un fichier corrigé par mail ou via la messagerie du profil d’acheteur ne sera pas pris en compte.
En revanche, selon la nature de l’inexactitude, le pouvoir adjudicateur peut lui-même revenir vers l’entreprise pour demander une précision ou, dans certaines situations, permettre une régularisation de l’offre.
L’acheteur peut-il me demander de préciser mon offre ?
Après la date limite de remise des offres, l’acheteur peut demander à un candidat de préciser ou de compléter la teneur de son offre lorsqu’un élément lui paraît peu clair ou nécessite une explication. Cette demande peut par exemple concerner une information ambiguë dans le mémoire technique ou une incohérence apparente entre plusieurs éléments du dossier.
Cette possibilité ne permet toutefois pas à l’entreprise de profiter de l’échange pour corriger librement une erreur qu’elle aurait découverte. La réponse apportée doit rester dans le cadre de la demande formulée par l’acheteur. Elle doit permettre de mieux comprendre l’offre telle qu’elle a été déposée, et non de la modifier ou d’en améliorer le contenu après coup.
Que risque mon offre si l’erreur ne peut pas être corrigée ?
Toutes les erreurs n’entraînent pas le rejet de l’offre
Découvrir une inexactitude après la date limite ne signifie pas forcément que l’offre sera rejetée. Tout dépend de sa nature et de ses conséquences.
Une simple coquille ou une erreur sans incidence sur la conformité de l’offre peut rester sans conséquence. En revanche, si la méprise entraîne le non-respect d’une exigence du DCE, l’offre peut être considérée comme irrégulière et être rejetée.
Certaines erreurs, si elles n’affectent pas la conformité de l’offre, peuvent pénaliser sa notation au regard des critères. C’est par exemple le cas d’un prix trop élevé résultant d’un mauvais calcul ou d’une information défavorable dans le mémoire technique. Consultez les erreurs les plus fréquentes dans un mémoire technique, à vérifier avant de déposer votre offre, afin d’éviter de déposer un mémoire technique erroné.
Une offre irrégulière peut-elle être régularisée ?
Une offre irrégulière n’est pas forcément rejetée immédiatement. Dans une procédure sans négociation, l’acheteur peut inviter tous les candidats concernés à régulariser leur offre, à condition que la correction n’en modifie pas les caractéristiques substantielles. Il s’agit toutefois d’une possibilité et non d’une obligation.
Lorsque la procédure permet la négociation, certaines irrégularités peuvent également être corrigées au cours des échanges avec l’acheteur. L’entreprise dispose alors de davantage de possibilités pour faire évoluer son offre, dans le respect des exigences fixées par l’acheteur et de l’égalité de traitement.
Dans tous les cas, le candidat ne peut pas exiger de corriger son erreur après la date limite : la régularisation ou la négociation reste à l’initiative de l’acheteur.
Une erreur découverte après la date limite peut être difficile, voire impossible, à corriger. Pour limiter les risques, mieux vaut donc sécuriser son offre avant le dépôt. Ciblao vous accompagne dans la préparation de vos réponses aux marchés publics, de l’analyse du DCE à la constitution de votre dossier. Contactez-nous pour mettre toutes les chances de votre côté.
