Une offre irrégulière est une réponse à un marché public qui ne respecte pas les exigences fixées par l’acheteur, indépendamment de la qualité de son contenu. Elle peut alors être écartée sans être analysée.
Oubli de pièces, non-respect du cadre de réponse, incohérences : les causes sont nombreuses, et souvent évitables. Dans cet article, nous revenons sur les 5 points à connaître pour limiter les risques et sécuriser vos réponses aux appels d’offres.
Qu’est-ce qu’une offre irrégulière dans un marché public ?
Pourquoi une offre peut être jugée irrégulière ?
Les principales causes d’irrégularité dans une réponse à un marché public
L’article L2152-2 du code de la commande publique prévient qu’une offre est irrégulière lorsqu’elle « ne respecte pas les exigences formulées dans les documents de la consultation, en particulier parce qu’elle est incomplète », ou qu’elle « méconnaît la législation applicable notamment en matière sociale et environnementale ».
En pratique, une offre est souvent irrégulière pour des raisons simples, et facilement évitables. Le plus fréquent est l’oubli d’une pièce demandée dans le dossier : un formulaire non signé, un mémoire technique incomplet ou une pièce administrative manquante.
Il peut également s’agir du non-respect des consignes du règlement de consultation : mauvais format de fichier, trame modifiée, document rempli d’une façon différente de celle qui est exigée.
Enfin, l’irrégularité peut être la conséquence d’incohérences entre les éléments du dossier de réponse. Exemples : un prix différent entre deux pièces, informations contradictoires sur les délais de réalisation.
Quelle différence entre une offre irrégulière, inacceptable et inappropriée ?
Ces trois notions sont souvent confondues et peuvent entraîner le rejet de l’offre. Pourtant elles ne recouvrent pas les mêmes situations :
- Une offre irrégulière est une offre qui ne respecte pas les règles de forme ou les exigences du dossier de consultation : pièces manquantes, documents non conformes ou non-respect des consignes de présentation (article L2152-2 du code de la commande publique).
- Une offre inacceptable est une offre qui dépasse les crédits budgétaires alloués au marché tels qu’ils ont été déterminés et établis avant le lancement de la procédure (article L2152-3 du code de la commande publique).
- Une offre inappropriée est une offre qui ne répond tout simplement pas au besoin exprimé : la solution proposée est hors sujet ou ne correspond pas aux attentes techniques du marché (article L2152-4 du code de la commande publique).
Une offre irrégulière peut-elle être régularisée ?
Une offre irrégulière peut parfois être corrigée après son dépôt, mais ce n’est pas automatique (article R2152-2 du Code de la commande publique). L’acheteur public n’a aucune obligation de permettre la régularisation, il choisit au cas par cas. S’il décide de permettre la régularisation, il doit la proposer à tous les soumissionnaires.
En général, la régularisation concerne seulement des erreurs mineures qui ne modifient pas des « caractéristiques substantielles » de l’offre (pièce manquante, document à compléter). En effet, il ne faut pas que cela crée un avantage pour un candidat. À noter qu’elle est impossible pour une offre anormalement basse.
Votre offre a été déclarée irrégulière ? Découvrez quels sont les recours possibles dans cet article.
Point n°1 : vérifier que tous les documents demandés sont présents
Les documents à ne surtout pas oublier dans la réponse
Une offre doit toujours contenir les pièces exigées par le règlement de consultation (RC) : acte d’engagement signé, mémoire technique et éventuelles annexes. Un oubli de pièce au niveau de la candidature, quant à lui, ne rendra pas l’offre irrégulière et l’acheteur pourra demander un complément.
Il faut vérifier systématiquement la liste de documents demandés par l’acheteur, car chaque marché peut comporter ses propres exigences.
Le règlement de consultation comme « check list »
Un seul document à consulter pour éviter l’irrégularité : le règlement de consultation ! En le parcourant point par point, l’entreprise peut vérifier qu’aucune pièce n’a été oubliée.
Point n°2 : respecter strictement le cadre de réponse imposé
Le règlement de consultation fixe les règles du jeu
Le règlement de consultation est le document qui encadre toute la réponse à un marché public. Il indique précisément ce que l’acheteur attend en plus des pièces à fournir : la manière de répondre, les formats à respecter et les éventuelles contraintes de présentation.
Ne pas suivre ces règles, même sur un point mineur, peut suffire à rendre l’offre irrégulière.
Les écarts de format ou de présentation qui peuvent rendre l’offre irrégulière
Dans les marchés publics, le respect du format demandé est aussi important que le contenu. Une offre peut être jugée irrégulière si elle ne respecte pas les consignes de présentation fixées dans le règlement de consultation : type de fichier imposé, nombre de pages, trame obligatoire.
Ce formalisme permet à l’acheteur de comparer les propositions dans un cadre strictement identique.
Point n°3 : éviter les incohérences entre les pièces de l’offre
Des informations différentes entre documents fragilisent l’offre
Une offre peut être fragilisée lorsqu’elle contient des informations contradictoires entre ses différentes composantes. Par exemple, un prix différent entre l’acte d’engagement et le bordereau de prix, ou des délais d’exécution qui ne correspondent pas entre le mémoire technique et le planning.
Ces incohérences créent un doute sur la fiabilité de la réponse et peuvent conduire l’acheteur à la considérer comme irrégulière. Une offre doit donc être parfaitement alignée sur l’ensemble de ses documents pour être sécurisée.
Les vérifications essentielles pour garantir une réponse cohérente
Pour éviter les incohérences, il est indispensable de s’assurer que toutes les pièces de l’offre présentent la même chose.
Une lecture croisée de l’ensemble du dossier avant son dépôt permet de repérer les erreurs et de garantir une réponse homogène et sans contradictions.
Point n°4 : anticiper les problèmes liés à la signature électronique et au dépôt
Les erreurs techniques fréquentes au moment du dépôt de l’offre
Au moment du dépôt électronique, certaines erreurs techniques peuvent entraîner le rejet de l’offre, même si le contenu est conforme. Il peut s’agir d’un fichier illisible ou corrompu, d’un mauvais format imposé par la plateforme, ou encore d’un document trop volumineux.
D’autres problèmes fréquents concernent la signature électronique si cette dernière est exigée dès le dépôt dans le règlement de consultation (signature absente, ou réalisée avec un certificat non conforme).
Un dépôt effectué hors délai, s’il ne rend pas l’offre irrégulière à proprement parler, est un motif d‘élimination de l’offre. En cas de difficulté pour effectuer son dépôt du fait d’une indisponibilité de la plateforme, il est important d’alerter le support technique avant la date limite, et de conserver des captures d’écran. Dans la mesure du possible, il est conseillé de ne pas tenter de déposer son offre au dernier moment (il est raisonnable de prévoir une marge de 48 heures afin d’anticiper tout problème).
Les éléments à sécuriser avant l’envoi
Avant de transmettre une offre, la signature électronique, le format des pièces fournies et le bon fonctionnement de la plateforme de dépôt doivent être vérifiés.
De même, il est important de vérifier que le dépôt est effectivement finalisé.
Point n°5 : poser des questions à l’acheteur pour sécuriser la conformité de l’offre
Utiliser les questions-réponses pour lever les zones d’incertitude
Une entreprise ne doit pas hésiter à interroger l’acheteur dès qu’un doute subsiste sur les exigences du dossier de consultation. Cette possibilité permet de lever les ambiguïtés du cahier des charges en amont et de sécuriser la rédaction de la réponse.
Vérifier les réponses publiées par l’acheteur avant de finaliser l’offre
Les réponses apportées par l’acheteur aux autres entreprises sont intégrées au dossier de consultation et peuvent modifier ou préciser certaines exigences. Ne pas en prendre connaissance et ne pas les prendre en compte peut conduire à une réponse non conforme et donc irrégulière. Les offres irrégulières sont souvent le résultat de détails évitables.
Pour limiter les risques et gagner en efficacité dans vos réponses aux appels d’offres, Ciblao vous accompagne à chaque étape : analyse du dossier, co-construction de la réponse et optimisation de vos chances de conformité. Contactez-nous pour en savoir plus.
